Das Besprechungsprotokoll: Es dient als Nachweis wesentlicher Aussagen, als Hilfestellung, um Besprechungen künftig effizienter zu gestalten sowie auch als Unterstützung bei der späteren Umsetzung der besprochenen Entscheidungen. Ob in Aufsichtsratssitzungen, Vorstandssitzungen oder auf mittlerer Managementebene – Protokolle von Besprechungen dienen dazu, Besprochenes festzuhalten, besser auswerten zu können und später schnell Informationen daraus herauslesen zu können.
Hier sehen Sie ein Beispiel für ein Sitzungsprotokoll: Besprechungsprotokoll PDF
Wortprotokoll & Ergebnisprotokoll
Liegt das Besprechungsprotokoll als Wortprotokoll vor, lässt sich daran jede Wortmeldung der Sitzungsteilnehmer genau nachvollziehen und nochmals nachlesen. Im Ergebnisprotokoll hingegen wird versucht, eine Zusammenfassung der Besprechung zu gestalten, um daraus Handlungen abzuleiten.
Liegt das Besprechungsprotokoll in Word vor, ist es besonders einfach, wesentliche Elemente aus dem Wortprotokoll zu entnehmen und weiter unten im Ergebnisprotokoll hinzuzufügen. Die Transkription des Besprechungsprotokolls erfolgt am einfachsten direkt von einer Audioaufnahme, die mit einem Diktiergerät, das in der Mitte des Besprechungstisches platziert wird, aufgenommen wird.
Die Transkription von Besprechungsprotokollen
Geht es um das Transkribieren, bietet es sich an, die Transkription an den Transkriptionsservice officeworx.at zu vergeben. Seit rund 10 Jahren transkribieren wir Gruppendiskussionen, Einzelinterviews und auch Monologe für Kunden aus allen Branchen und Bereichen. Protokolle von Besprechungen gehören selbstverständlich ebenso dazu. Dabei kann es sich um kürzere Meetings mit 30 Minuten handeln oder auch um ausgedehnte Sitzungen mit 3 Stunden und mehr.
Speziell bei längeren Besprechungen ist es häufig wichtig, das Protokoll mit Zeitmarken zu versehen. Diese können z.B. vor oder nach jedem Sprecherwechsel eingefügt werden. Ebenso wichtig ist natürlich die Sprecherunterscheidung, die auch anonymsiert vorgenommen werden kann. Die Transkription der Besprechung kann direkt in eine Protokollvorlage eingefügt werden oder wird später zusammengeführt. Wird ein Muster bereitgestellt, kann sich die Transkription auch daran orientieren.
Besprechungsprotokoll mit Sprachglättung oder Ähm, Mhm?
Je nach Wunsch lässt sich bei Gesprächsprotokollen oder der Transkription von Teambesprechungen eine Sprachglättung vornehmen. Das Transkript bleibt damit dem Gesagtem sehr wortgetreu erhalten, doch Versprecher, Doppellungen oder Ähms werden zugunsten besserer Lesbarkeit ausgelassen. In den meisten Fällen geht es jedoch lediglich darum, die Aussagen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer später noch auswerten und nachlesen zu können, weshalb detaillierte Transkriptionsregeln für Sitzungsberichte und Besprechungsprotokolle meist nicht erforderlich sind. Wer ein Sitzungsprotokoll schreiben möchte, sollte daher vor allem gut hinhören können und auch Erfahrung im Schreiben auf der Tastatur haben.
Die Vertraulichkeitserklärung
Inhalte aus Besprechungen und Sitzungen sind selbstverständlich vertraulich zu behandeln. Entsprechend wichtig ist es für viele Kunden, eine Vertraulichkeitsvereinbarung aufzusetzen, bevor Dateien zur Transkription übergeben werden. Damit wird nochmals sichergestellt, dass Informationen nicht an Dritte weiter gegeben werden und alle Daten nach Erstellung des Besprechungsprotokolls und Zusendung an den Kunden wieder gelöscht werden.
Interesse an der Transkription von Besprechungen? Erfahren Sie mehr unter info@officeworx.at